Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp quản lý lưu trữ và bảo quản hồ sơ tại trường Mẫu giáo Bình Minh

 I. PHẦN MỞ ĐẦU
 1. Lý do chọn đề tài.
 Nhằm nâng cao hiệu quả trong cơng tác văn thư, lưu trữ trong nhà trường
để phục vụ cho việc tra cứu tìm cơng văn tài liệu trong nhà trường được nhanh
gọn khơng mất nhiều thời gian phục vụ tốt cho cơng việc của nhà trường, bản
thân hồn thành tốt cơng việc được giao. Từ đĩ gĩp phần nâng cao hiệu quả
quản lý của đơn vị mình.
 Văn thư, lưu trữ là một bộ phận quan trọng khơng thể khơng cĩ trong bất cứ
một cơ quan Nhà nước hay trong một đơn vị sự nghiệp hành chính nào nhất là
trong các đơn vị trường học. Trong những năm trước đây các đơn vị trường học
chưa cĩ nhân viên văn thư mà chỉ cĩ nhân viên phụ trách văn thư hoặc nếu cĩ
nhân viên văn thư thì phấn lớn lại khơng được đào tạo theo đúng chuyên ngành,
thiếu kiến thức chuyên mơn nghiệp vụ, khơng cĩ kỹ năng giải quyết cơng việc, cĩ
thái độ thờ ơ, xem nhẹ cơng việc, thiếu hiểu biết về tầm quan trọng của cơng tác 
văn thư - lưu trữ dẫn đến hiệu quả cơng việc thấp, tính chính xác khơng cao, khĩ 
khăntrong việc tìm kiếm cơng văn tài liệu cần thiết gây mất thời gian hiệu quả 
cơng việc thấp. Ý thức được tầm quan trọng đĩ của cơng tác văn thư nên tơi chọn 
đề tài “Một số giải pháp quản lý lưu trữ và bảo quản hồ sơ tại trường MG 
Bình Minh” làm sáng kiến kinh nghiệm của mình.
 2. Mục tiêu nhiệm vụ của đề tài.
 Mục đích của việc nghiên cứu đề tài trước hết nhằm nâng cao hiệu quả
của cơng tác văn thư trong nhà trường, giúp bản thân hồn thành tốt nhiệm vụ 
được giao, bản thân quản lý hồ sơ nhà trường được khoa học và giải quyết khĩ 
khăn vướng mắc của đơn vị trong việc lưu trữ hồ sơ. Đồng thời nhằm nâng cao 
nhận thức về vị trí, vai trị và tầm quan trọng của cơng tác văn thư, lưu trữ. Giúp 
cho bản thân giải quyết được những tồn tại khĩ khăn, vướng mắc của đơn vị mình 
trong việc thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ để cĩ thể hồn thành tốt nhiệm vụ 
được giao.
 Tham mưu cho BGH trong việc lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ lưu trữ 
tại cơ quan. Trong hoạt động của các cơ quan thì cơng tác văn thư - lưu trữ là một 
trong những cơng tác quan trọng; muốn thực hiện nhiệm vụ chức năng của mình 
đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản 
ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp cơng tác, ghi lại những sự 
kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày; gĩp phần nâng cao năng suất, 
chất lượng cơng tác của các cơ quan. Thơng tin càng đầy đủ chính xác và kịp thời 
thì hoạt động của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thơng tin phục vụ quản 
lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Trong đĩ nguồn thơng tin chủ yếu 
nhất, chính xác nhất là thơng tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, 
truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý. Hiện nay hầu hết ở các trường 
học đều bố trí nhân viên làm cơng tác văn thư lưu trữ, nhưng vẫn cịn một số nơi 
chưa thực sự quan tâm đến vấn đề này. Nhân viên văn thư trường Mẫu giáo phải 
kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ thủ quỹ trường bán trú mua bán phiếu ăn chốt sổ hàng 
tháng và 1 số chức danh khác trong nhà trường, nên vẫn cịn chưa chuyên tâm, đầu 
 1 được trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay những yêu cầu mới của cơng tác 
quản lý nhà nước, quản lý xã hội cơng tác lưu trữ cần được xem xét từ những yêu 
cầu bảo đảm thơng tin cho hoạt động quản lý, bởi thơng tin trong tài liệu lưu trữ là 
loại thơng tin cĩ tính dự báo, báo cáo, các tài liệu lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp 
những thơng tin cĩ giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời.
 3. Các giải pháp và biện pháp thực hiện. 
 a. Mục tiêu của giải pháp, biện pháp.
 Trong cơng việc hàng ngày nhà trường luơn nhận được những cơng văn, văn 
bản chỉ đạo của các cấp các ngành. Khi văn bản đến văn thư cĩ trách nhiệm tiếp 
nhận, đăng ký, xử lý và chuyển giao văn bản đến theo quy định và theo nội dung 
văn bản yêu cầu. Trình hiệu trưởng xử lý trên cơ sở nội dung của văn bản nội dung 
yêu cầu mà Hiệu trưởng chỉ đạo gửi cho cá nhân, bộ phận liên quan, văn thư thực 
hiện photo văn bản (nếu cần) và tiến hành chuyển văn bản theo sự chỉ đạo của 
Hiệu trưởng, bản gốc văn thư sẽ lưu vào hồ sơ sổ cơng văn đến.
 Với những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian cơng tác tơi nhận thấy. Để 
làm tốt nhiệm vụ cơng tác văn thư - lưu trữ địi hỏi người làm cơng tác này cần 
phải cĩ tinh thần trách nhiệm cao hiểu cơng tác văn thư - lưu trữ là việc lựa chọn, 
giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ cĩ giá trị được hình thành trong 
quá trình hoạt động của nhà trường đề làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết, là 
phương tiện giúp cho Hiệu trưởng thực hiện nhiệm vụ đào tạo của nhà trường 
đúng pháp luật của Nhà nước, đúng quan điểm, đường lối chính sách của Đảng. 
Đối với nhà trường cơng tác hành chính cịn là điều kiện để gĩp phần vào việc 
giáo dục trực tiếp học sinh, giáo dục bằng mơi trường, cảnh trílà sợi dây mắt 
xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong suốt một thời gian dài trong 
việc lưu trữ hồ sơ. Đồng thời giúp Lãnh đạo trong việc quản lý, giữ gìn những tài 
liệu cĩ giá trị ở mọi lĩnh vực của đơn vị nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải 
quyết cơng việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài sau 
này.
 b. Nội dung và cách thực hiện giải pháp, biện pháp.
 Hồ sơ là một tập văn bản tài liệu cĩ liên quan với nhau về một vấn đề, một 
sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc cĩ một số đặc điểm chung như tên loại văn bản, 
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình 
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi chức năng, 
nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân. Lập hồ sơ là việc tập 
hợp sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết cơng 
việc thành các hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định; hồ sơ lập 
ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của từng lĩnh vực của mỗi bộ phận 
được phân cơng. Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải cĩ sự liên quan 
chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải 
quyết cơng việc.
 Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản ta cần phải phân loại văn bản theo 
tính chất( Báo cáo, tờ trình, quyết định, Biên bản, danh sách, giấy giới thiệu.) 
kẹp vào từng hộp, tập hoặc ta dùng kẹp bướm để kẹp lưu giữ cho khỏi bị thất lạc, 
 3 thu thập các văn bản vào hồ sơ cần lưu ý các điểm sau: Văn bản thuộc vấn đề nào 
đưa hồ sơ vào đúng vấn đề đĩ; văn bản thuộc hồ sơ giải quyết năm nào xếp vào 
năm đĩ (trừ những cơng việc giải quyết qua nhiều năm).
 Mỗi cá nhân cĩ trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình 
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết cơng việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể 
cả,tài liệu, phim, ảnh, ghi âm.
 * Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi cơng việc giải quyết xong thì hồ sơ 
được kết thúc, người lập hồ sơ cĩ trách nhiệm kiểm tra mức độ đầy đủ của văn 
bản, tài liệu cĩ trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ.
 - Kết thúc hồ sơ: Kiểm tra bổ sung văn bản cịn thiếu; lựa chọn loại bỏ 
những văn bản tài liệu khơng cĩ giá trị.
 - Biên mục hồ sơ bao gồm biên mục bên trong hồ sơ và biên mục bên ngồi 
hồ sơ với một số nội dung cụ thể sau đây:
 + Sắp xếp thứ tự văn bản nhằm cố định thứ tự văn bản trong hồ sơ và giúp 
cho việc tra tìm, quản lý văn bản trong hồ sơ được thuận tiện; văn bản trong hồ sơ 
thường được sắp xếp theo cách sau đây: Đối với tập lưu văn bản đi của bộ phận 
văn thư sắp xếp theo số thứ tự văn bản (văn bản từ số nhỏ đến số lớn); đối với các 
bộ phận khác sắp xếp theo thứ tự giải quyết cơng việc và thời gian của văn bản 
(sắp xếp các văn bản giải quyết trước sau đĩ theo trình tự ngày tháng sớm lên 
trước, văn bản cĩ ngày tháng muộn xếp sau)
 + Đánh số tờ văn bản sau khi văn bản đã được sắp xếp theo thứ tự hợp lý 
cần đánh số tờ cho tồn bộ các văn bản trong hồ sơ. Số tờ cần được ghi rõ ràng 
chính xác, mỗi tờ được đánh số bằng chữ số ả rập (1,2,3) vào gĩc phải phía trên 
tờ văn bản; số được ghi bằng bút chì. Khi đánh số tờ cần lưu ý một số điểm sau 
đây: Hồ sơ quá dày cần chia thành tập (hay cịn gọi là đơn vị bảo quản) để thuận 
tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ cĩ đặc điểm 
chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập (ví dụ hồ sơ xây dựng văn bản 
quy phạm pháp luật cĩ thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, 
các lần hội thảo, các lần trình); văn bản trong mỗi tập được đánh số tờ riêng, khi 
đánh số tờ xong nếu để sĩt hoặc bổ sung thêm một số tờ thì các tờ đĩ được đánh số 
trùng kèm theo chữ a, b,c
 + Lập mục lục văn bản: Mục lục văn bản là bản thống kê các văn bản cĩ 
trong một hồ sơ. Mục lục văn bản giúp cho việc tra tìm và quản lý văn bản trong 
hồ sơ được dễ dàng , thuận lợi; mục lục văn bản chỉ lập cho những hồ sơ cĩ thời 
hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. Cần viết đầy đủ, rõ ràng, chính xác khơng viết 
tắt những từ thơng dụng trong bản mục lục.
 + Viết chứng từ kết thúc chứng từ kết thúc (cịn gọi là tờ kết thúc) dùng để 
ghi chép một số thơng tin cần thiết về hồ sơ như số lượng tờ, các đặc điểm về 
trạng thái vật lý và một số đặc điểm khác của văn bản trong hồ sơ nhằm giúp quản 
lý các văn bản trong mỗi hồ sơ được chặt chẽ.
 + Viết bìa hồ sơ phải ghi đầy đủ thơng tin vào bìa hồ sơ như: Tên cơ quan, 
đơn vị tổ chức, ghi tiêu đề hồ sơ, ngày tháng bắt đầu và ngày tháng kết thúc hồ sơ, 
số lượng tờ, thời hạn bảo quản
 5 lýHSCBCCVC 
 tỉnh đăklăk
 Liên kết tên loại và trích yếu nội dung với tệp tin (file) văn bản tương ứng 
trong thư mục chứa văn bản đã nhận.
 Muốn tìm một văn bản, ta mở file “Cơng văn đến tháng 12. 2019”, sử dụng 
chức năng tìm kiếm (Find) trong Microsoft Word: Vào bảng chọn Edit, nháy chuột 
vào Find (hoặc Ctrl+F), xuất hiện hộp thoại.
 * Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
 Mỗi cơ quan đơn vị tiến hành nộp lưu tài liệu phải theo đúng quy định của 
nhà nước từ khâu chuẩn bị hồ sơ để nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đến việc lựa chọn 
những tài liệu cĩ thời hạn lâu dài và vĩnh viễn để nộp lưu. Mỗi loại cơng văn tài 
liệu nộp lưu để riêng theo từng tên loại văn bản, tài liệu được sắp xếp theo số và 
ký hiệu của từng văn bản từ thấp đến cao. Cuối mỗi năm các tài liệu sau khi xử lý 
xong được cán bộ văn thư đưa về tủ hồ sơ của nhà trường để lưu trữ và khai thác. 
Tủ hồ sơ của nhà trường được trang bị hộp đựng tài liệu, cặp ba dây và các trang 
thiết bị khác phục vụ tốt cho việc thực hiện cơng tác lưu trữ. Hồ sơ tài liệu tại tủ 
hồ sơ của nhà trường phải được sắp xếp hồn chỉnh theo từng tên loại văn bản.
 Nếu hết năm mà cơng việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết 
thúc hồ sơ, hồ sơ đĩ được bổ sung vào danh mục hồ sơ năm sau.
 Ví dụ: Việc quản lý hồ hồ sơ học sinh.
 Đối với cơng tác văn thư việc quản lý hồ sơ học sinh là một việc hết sức 
quan trọng. Để quản lý tốt nhất thiết phải cĩ:
 - Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).
 - Hồ Sơ Học sinh.
 + Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại số 
hồ sơ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao 
cho GVCN ghi các chi tiết vào sổ.
 + Hồ sơ cần được bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong Hồ sơ nếu cĩ lưu 
giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), đơn xin nhập học, sổ hộ 
nghèo , cận nghèo cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng 
Hồ sơ.
 + Định kỳ hàng năm nhà trường thu lại sổ điểm danh vào cuối năm học. 
Nhân viên văn thư xem xét và xử lý nếu cĩ gì thiếu xĩt mà thuộc lĩnh vực của 
mình hoặc báo cáo cho các giáo viên nào cĩ liên quan để xử lý.
 + Các hồ sơ của học sinh cuối năm học GVCN bàn giao lại cần xếp theo thứ 
tự A, B, C,  dùng dây để buộc theo từng lớp, bỏ vào một ngăn riêng để lưu trữ, 
bên ngồi cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng của mỗi lớp và cĩ 
danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu thơng tin kịp thời.
 - Sổ đăng bộ.
 + Sau khi hồ sơ tuyển sinh đầu năm học xong và đuợc phân bổ theo lớp. 
Văn thư tập hợp danh sách của các lớp, xếp theo thứ tự vần A, B, Csau đĩ mở 
một trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ cẩn thận, sạch sẽ và đầy đủ thơng tin (theo 
mẫu quy định).
 7 d. Kết quả khảo nghiệm, giá trị khoa học của vấn đề nghiên cứu.
 Qua thời gian thực nghiệm, các biện pháp trên của đề tài đã gĩp phần
tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả cơng tác văn thư, lưu trữ trong nhà trường.
Đồng thời cũng gĩp phần nâng cao nhận thức cho các đồng chí CBQL, giáo
viên và đặc biệt là những cá nhân được giao nhiệm vụ văn thư lưu trữ trong nhà
trường. Áp dụng các biện pháp này đã giúp cho các nhiệm vụ của tơi được hồn
thành nhanh hơn và đạt hiệu quả cao hơn. Nếu trước đây cơng việc lưu trữ văn
bản thực hiện trên hồ sơ sổ sách gây mất nhiều thời gian thì nay tơi đã biết cách
lưu trữ trên máy tính, sử dụng liên kết và áp dụng các cơng cụ tìm kiếm như đã
trình bày ở trên để tìm văn bản đã lưu, thì nhanh chĩng và hiệu quả hơn giúp tơi
cĩ được nhiều thời gian rảnh để cĩ thể nghiên cứu tài liệu để bồi dưỡng kinh
nghiệm cho bản thân và giúp đỡ các đồng nghiệp trong nhà trường.
Áp dụng các biện pháp này đã giúp cho mọi hoạt động của trường đều
thơng suốt, đảm bảo thơng tin tốt tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác quản lý,
chuyên mơn,cơng tác báo cáo, thống kê trong nhà trường thực hiện đầy đủ,
chính xác, đúng thời gian theo yêu cầu của cấp trên. Đồng thời giúp cho tập
thể, cá nhân trong nhà trường hồn thành tốt nhiệm vụ năm học.
 Qua thời gian làm cơng tác văn thư của trường MG Bình Minh, nhờ đưa ra 
một số giải pháp và cách thực hiện cĩ khoa học bản thân đạt được một số kết quả 
sau:
 Các loại thơng tin báo cáo kịp thời, đúng thời gian. Hồ sơ, cơng văn được 
cập nhật kịp thời, thuận tiện tra cứu khi cần thiết. Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân 
loại cụ thể, khoa học.
 Cơng việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động, nhanh chĩng. Đối với 
hồ sơ cán bộ, cơng chức, viên chức được cập nhật các thơng tin kịp thời theo từng 
năm và lưu trữ cẩn thận. 
 Thực hiện tốt các biện pháp để nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư lưu trữ 
sẽ gĩp phần quan trọng đảm bảo thơng tin thơng suốt cho mọi hoạt động quản lý; 
sự điều hành, chỉ đạo của Ban giám hiệu đạt hiệu quả cao. Giúp cho cán bộ, cơng 
chức nâng cao hiệu suất cơng việc; giải quyết, xử lý cơng việc nhanh chĩng, đầy 
đủ cơ sở pháp lý, đáp ứng được các yêu cầu đổi mới giáo dục hiện nay. Tạo cơng 
cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đồn thể, cá nhân 
trong nhà trường. Gĩp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của 
cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát. Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn 
nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư, gĩp phần 
bảo vệ bí mật những thơng tin cĩ liên đến cơ quan, đơn vị.
III. KẾT LUẬN
 1. Kết luận.
 Qua việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ lưu trữ tại cơ quan đã giúp cho mỗi cán 
bộ cơng chức tập hợp sắp xếp văn bản, tài liệu một cách khoa học, tạo điều kiện để 
giải quyết cơng việc hàng ngày được nhanh chĩng, chính xác cĩ hiệu quả; việc lập 
hồ sơ giúp cho việc quản lý chặt chẽ văn bản, tài liệu trong cơ quan, tránh được 
tình trạng mất mát, thất lạc văn bản tài liệu, và tạo điều kiện bảo vệ bí mật của 
Đảng và Nhà nước; việc lập hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp văn bản, tài 
 9 MỤC LỤC
NỘI DUNG TRANG
 1. Lý do chọn đề tài
 2. Mục tiêu nhiệm vụ của đề tài
PHẦN I:
PHẦN MỞ 3. Đối tượng nghiên cứu 1 - 2
ĐẦU
 4. Giới hạn phạm vi nghiên cứu
 5. Phương pháp nghiên cứu
 1. Cở sở lý luận 2
PHẦN II: 2. Thực trạng của vấn đề nghiên cứu 2
GIẢI QUYẾT 
VẤN ĐỀ 3. Các giải pháp và biện pháp thực hiện 3 - 8
 4. Kết quả khảo nghiệm 9
PHẦN III: 1. Kết luận 9
KẾT LUẬN 
VÀ KIẾN 
NGHỊ 2. Kiến nghị 10
 11 PHỊNG GD ĐT BUƠN HỒ
 TRƯỜNG MẪU GIÁO BÌNH MINH
ĐỀ TÀI : “Một số giải pháp quản lý lưu trữ và bảo quản hồ sơ”
 Tác giả: Nguyễn Thị Hồng Minh
 Chức vụ : Văn thư – Thủ quỹ
 Đơn vị: Trường MG Bình Minh
 Năm học 2019-2020 
 13